Par une décision rendue le 29 octobre 2025, le Conseil d’État précise les conditions de tenue et de modification du dossier administratif d’un fonctionnaire titulaire. Un professeur certifié contestait l’insertion dans son dossier de deux rapports établis suite à une altercation survenue le 29 novembre 2018 avec un gestionnaire. Le tribunal administratif de Montpellier a rejeté sa demande de retrait des documents par un jugement rendu le 8 avril 2022. La cour administrative d’appel de Toulouse a ensuite annulé partiellement ce jugement par un arrêt du 16 juillet 2024 concernant le droit de consultation. Elle a toutefois maintenu le refus de retrait des rapports en estimant que leur contenu n’était ni diffamatoire ni entaché d’inexactitude matérielle. Le Conseil d’État doit déterminer si le juge d’appel a correctement apprécié la légalité du maintien de ces pièces au regard de la situation administrative. L’analyse portera d’abord sur l’exigence d’exhaustivité du dossier administratif avant d’étudier les limites du contrôle juridictionnel exercé sur les appréciations portées par la hiérarchie.
I. L’exigence d’une composition exhaustive du dossier administratif de l’agent
A. Le principe de l’intégration des pièces intéressant la situation de l’intéressé
L’article 18 de la loi du 13 juillet 1983 prévoit que le dossier doit comporter « toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé ». Cette obligation garantit la transparence de la carrière et permet un suivi rigoureux de l’évolution professionnelle des agents publics par leur administration. Les incidents survenus dans l’exercice des fonctions, comme une altercation avec un collègue, constituent des éléments objectifs de la vie administrative du fonctionnaire. Le Conseil d’État rappelle ici que le dossier est unique et doit refléter fidèlement le parcours de l’agent sans aucune discontinuité chronologique.
B. Le rejet de la demande de retrait pour absence d’inexactitude ou de diffamation
Le retrait d’un document ne peut être ordonné que si les indications qu’il contient présentent un caractère manifestement inexact ou des propos diffamatoires. En l’espèce, les juges du fond ont considéré que les rapports litigieux « ne revêtaient pas un caractère diffamatoire ni inexact » au regard des pièces produites. Cette conclusion écarte la prétention de l’agent qui invoquait une atteinte illégitime à son honneur ou une présentation faussée des faits de la cause. Le maintien des pièces se justifie donc par leur utilité administrative et l’absence de vice affectant la sincérité des constatations opérées par la hiérarchie.
II. Le contrôle restreint du Conseil d’État sur l’appréciation souveraine des faits
A. La validation de l’appréciation souveraine portée par les juges du fond
La haute juridiction administrative refuse de remettre en cause l’analyse factuelle opérée par la cour administrative d’appel de Toulouse lors de son instruction. Elle souligne que les magistrats d’appel ont porté sur les faits de l’espèce une « appréciation souveraine exempte de dénaturation » conformément aux règles classiques du pourvoi. Le juge de cassation vérifie uniquement la motivation de la décision attaquée sans substituer sa propre interprétation des éléments de preuve apportés par les parties. Cette solution confirme la marge de manœuvre laissée aux juridictions subordonnées pour qualifier la teneur des écrits administratifs versés au dossier.
B. La préservation des garanties procédurales liées à la consultation du dossier
L’arrêt attaqué avait annulé le refus de consultation opposé par l’autorité rectorale en rappelant que « tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel ». Cette garantie permet à l’agent de prendre connaissance des critiques formulées à son encontre et de préparer éventuellement une défense ou des observations complémentaires. L’article R. 137-6 du code général de la fonction publique précise d’ailleurs que les observations de l’intéressé sont « consignées en annexe au document concerné ». Le droit d’accès compense ainsi le maintien de rapports défavorables en permettant l’expression d’un point de vue contradictoire au sein même du dossier.
