Passeport de compétences : employeur, recruteur, données et recours

Le Passeport de competences vient d’etre lance officiellement. Pour un salarie, un candidat ou une personne en reconversion, l’outil peut etre utile : il rassemble des diplomes, certifications, experiences professionnelles, formations et engagements dans un espace numerique lie a Mon Compte Formation. Mais son arrivee pose tout de suite une question tres concrete : un employeur ou un recruteur peut-il exiger l’acces a ce passeport, refuser une candidature si le candidat ne le partage pas, ou utiliser les donnees pour contester un parcours professionnel ?

La reponse doit etre nuancee. Le Passeport de competences peut aider a prouver un diplome, une certification, une habilitation ou une experience. Il peut aussi faciliter la creation d’un CV plus fiable. Mais ce n’est pas un dossier RH ouvert a l’employeur. Le principe reste que les donnees appartiennent au titulaire du passeport. Le salarie ou le candidat peut autoriser un tiers a consulter tout ou partie des donnees, mais cette autorisation doit rester encadree, proportionnee et compatible avec la finalite poursuivie.

En pratique, le sujet interesse surtout trois situations : le recrutement, la mobilite interne et le contentieux. Le candidat veut savoir ce qu’il doit montrer. Le salarie veut eviter qu’un manager utilise l’outil pour le surveiller ou pour remettre en cause une qualification. L’employeur, lui, peut chercher a fiabiliser les informations transmises. Le droit du travail apporte deja plusieurs garde-fous.

Qu’est-ce que le Passeport de competences ?

Le Passeport de competences est un service public numerique integre a Mon Compte Formation. Le ministere du Travail l’a presente comme un outil de parcours professionnel permettant de valoriser competences, diplomes, experiences et engagements. Service Public rappelle qu’il centralise notamment les diplomes et certifications delivres depuis juillet 2021, les experiences professionnelles a partir de 2017, certaines formations continues financees publiquement et des engagements personnels ou citoyens.

La base juridique se trouve notamment a l’article L. 6323-8 du Code du travail. Ce texte prevoit qu’un passeport d’orientation, de formation et de competences recense des elements relatifs a la formation initiale ou continue, au parcours professionnel et a certaines activites susceptibles de faciliter le maintien ou l’insertion dans l’emploi.

L’outil ne doit donc pas etre confondu avec le Passeport de prevention. Le Passeport de prevention vise surtout les formations en sante et securite au travail. Le Passeport de competences est plus large : il concerne le parcours, les qualifications et les elements de valorisation professionnelle.

L’employeur peut-il imposer le partage du Passeport de competences ?

En principe, non. Le Passeport de competences n’est pas un document que le salarie doit remettre automatiquement a son employeur. L’article L. 6323-8 du Code du travail indique que le titulaire a acces a l’ensemble des donnees qui figurent dans son passeport et qu’il peut autoriser un tiers a consulter tout ou partie de ces donnees. Cette formulation est importante : elle repose sur une autorisation du titulaire.

Un recruteur ou un employeur peut demander des justificatifs utiles a l’emploi propose. Il peut demander un diplome si le poste exige un diplome. Il peut demander une habilitation si la mission impose une habilitation. Il peut verifier une certification si elle conditionne la securite, l’acces a un chantier, une qualification professionnelle ou la validite d’un recrutement. Mais il ne peut pas transformer cette demande en acces general et permanent a tout le parcours du candidat ou du salarie.

Le bon critere est la necessite. L’article L. 1221-6 du Code du travail prevoit que les informations demandees a un candidat ne peuvent avoir pour finalite que d’apprecier sa capacite a occuper l’emploi propose ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent presenter un lien direct et necessaire avec l’emploi propose ou avec l’evaluation des aptitudes.

Autrement dit, un recruteur peut demander a verifier une certification de conduite, un titre professionnel, une autorisation ou un diplome lorsque le poste l’exige. En revanche, il serait beaucoup plus contestable d’exiger un acces global au passeport pour consulter toutes les experiences, toutes les formations et tous les engagements d’un candidat lorsque ces elements ne sont pas necessaires au poste.

Un refus de partage peut-il bloquer une embauche ?

Tout depend de ce qui est demande. Si le poste exige objectivement une qualification et que le candidat refuse tout justificatif, l’employeur peut en tirer une consequence dans le recrutement. Exemple : un poste impose une certification obligatoire, une habilitation electrique, un diplome reglemente ou une formation de securite indispensable. Le candidat doit pouvoir prouver qu’il remplit la condition.

Mais le candidat n’est pas oblige de choisir le Passeport de competences comme seul mode de preuve. Il peut produire un diplome, une attestation, un certificat, une copie de titre, une attestation d’employeur ou un autre justificatif pertinent. Le refus de donner acces a tout le passeport ne devrait pas etre assimile automatiquement a une absence de competence.

La situation devient sensible si le refus de partage sert de pretexte a une discrimination. L’article L. 1132-1 du Code du travail interdit d’ecarter une personne d’une procedure de recrutement ou de la traiter defavorablement en raison de criteres proteges : age, etat de sante, handicap, grossesse, origine, activites syndicales, opinions, situation de famille et autres motifs enumeres par le texte. Un passeport professionnel ne doit pas devenir un moyen indirect de filtrer des candidats sur des informations qui n’ont pas a peser dans la decision.

Le candidat doit donc garder une trace de la demande. Si un recruteur exige un acces global, il est utile de repondre par ecrit : proposer la transmission du justificatif necessaire au poste, demander quelle information precise est attendue, et refuser poliment l’ouverture complete si elle n’est pas justifiee.

Quelles donnees l’employeur peut-il utiliser ?

L’employeur peut utiliser les informations strictement utiles a l’objet poursuivi. En recrutement, il s’agit d’apprecier l’aptitude professionnelle. En mobilite interne, il peut s’agir d’identifier une competence utile a un poste. En formation, il peut s’agir de construire un parcours professionnel, de verifier une certification ou d’organiser une evolution de poste.

Le risque apparait lorsque les donnees sont reutilisees pour un autre objectif. Par exemple :

• refuser une promotion parce qu’un parcours revele une interruption ou une reconversion ;
• interroger un salarie sur des activites personnelles ou citoyennes sans lien avec le poste ;
• utiliser une information de formation pour contester abusivement une classification ;
• exiger l’acces a des donnees qui depassent la qualification necessaire ;
• conserver des captures ou exports sans base claire et sans informer la personne concernee.

Le Passeport de competences ne supprime pas les regles de protection des donnees personnelles. Le partage doit rester maitrise. Le salarie a interet a ne transmettre que ce qui est utile : un CV genere, une certification, une attestation, une page ou une selection de donnees, plutot qu’un acces trop large.

Que faire si une information du passeport est incomplete ou fausse ?

Un autre probleme pratique va apparaitre : les donnees pre-remplies ne seront pas toujours parfaitement comprises par les recruteurs. Une experience peut manquer, une formation peut etre absente, un intitule peut etre ambigu, un changement d’employeur peut etre mal interprete, ou une certification peut ne pas apparaitre au bon moment.

Dans ce cas, il ne faut pas laisser le recruteur ou l’employeur conclure trop vite que le salarie a menti. Il faut distinguer trois choses : l’erreur de donnee, l’absence de mise a jour et la fausse declaration volontaire.

Si le passeport est incomplet, le candidat peut produire des pieces complementaires : contrat, certificat de travail, bulletin de paie, attestation de formation, diplome, releve de certification, echange avec l’organisme certificateur. Si l’employeur accuse le salarie de mensonge, il faut demander quelle information precise est contestee et sur quelle base.

Une accusation de faux CV, de fausse qualification ou de tromperie peut avoir de lourdes consequences : retrait d’une promesse d’embauche, sanction disciplinaire, licenciement, voire action judiciaire dans certains cas. Elle ne doit pas reposer sur une simple anomalie de plateforme.

Le Passeport de competences peut-il servir dans un contentieux prud’homal ?

Oui, mais comme une piece parmi d’autres. Le Passeport de competences peut aider a demontrer un niveau de qualification, une formation suivie, une experience ou une certification. Il peut etre utile dans un litige sur la classification, le salaire, l’evolution professionnelle, l’acces a une formation, la discrimination ou l’insuffisance professionnelle.

Exemples :

• un salarie reclasse a un niveau trop bas peut produire des elements de parcours et de certification ;
• un candidat evince peut montrer qu’il disposait de la qualification demandee ;
• un salarie sanctionne pour incompetence peut opposer des formations ou experiences connues de l’employeur ;
• un employeur peut demander a verifier une habilitation réellement necessaire au poste ;
• un litige sur l’egalite de traitement peut necessiter de comparer qualification, experience et fonctions reellement exercees.

Mais le juge prud’homal ne se limite pas a l’outil. Il regardera le contrat de travail, les bulletins de paie, les fiches de poste, les entretiens annuels, les attestations, les missions effectivement realisees, les echanges internes et la convention collective. Le passeport ne remplace pas la preuve du travail reel.

Employeur : comment demander une verification sans prendre de risque ?

Pour l’employeur, le bon reflexe consiste a formuler une demande ciblee. Il faut expliquer la finalite : verification d’un diplome obligatoire, controle d’une habilitation, construction d’un parcours de formation, mobilite interne, recrutement sur un poste qualifie. Il faut aussi limiter la demande a ce qui est necessaire.

Une demande prudente peut etre formulee ainsi : «Pour finaliser l’etude de votre candidature, pouvez-vous nous transmettre un justificatif de la certification X requise pour le poste ?» Cette formulation laisse au candidat le choix du support. Elle est beaucoup moins risquee qu’une demande d’acces general au passeport.

L’employeur doit aussi eviter de conserver plus que necessaire. Si une verification suffit, il n’est pas toujours utile de stocker l’ensemble du document. Si une piece est conservee dans le dossier RH, il faut que cette conservation ait une finalite claire, une duree adaptee et une information loyale de la personne concernee.

Salarie ou candidat : que repondre si l’on vous demande votre passeport ?

Il ne faut pas refuser brutalement lorsque la demande est legitime. Il faut cadrer. La meilleure reponse depend du contexte.

Si le poste exige un diplome ou une certification, transmettez le justificatif utile. Si le recruteur demande tout le passeport, proposez une version limitee ou une piece precise. Si la demande semble intrusive, demandez la finalite et le lien avec le poste. Si une decision negative intervient juste apres votre refus, conservez tous les echanges.

Vous pouvez aussi ecrire :

«Je peux vous transmettre le justificatif relatif a la certification necessaire au poste. En revanche, je prefere ne pas ouvrir l’ensemble de mon Passeport de competences, qui contient des donnees plus larges que celles utiles a cette candidature.»

Cette reponse n’est pas agressive. Elle montre que vous cooperez tout en protegeant vos donnees.

Paris et Ile-de-France : quelles pieces preparer avant de consulter ?

Pour une consultation en droit du travail a Paris ou en Ile-de-France, il faut arriver avec une chronologie claire. Le cabinet pourra alors distinguer une simple verification normale d’une demande excessive, d’un refus d’embauche contestable ou d’une sanction abusive.

Preparez notamment :

• l’offre d’emploi, la fiche de poste ou la demande de mobilite interne ;
• le message par lequel le recruteur ou l’employeur demande l’acces au passeport ;
• les justificatifs transmis a la place du passeport complet ;
• les reponses de l’entreprise ;
• la decision de refus, de sanction, de retrait d’offre ou de mise a l’ecart ;
• le contrat de travail, les bulletins de paie et la convention collective si vous etes deja salarie ;
• les elements montrant une difference de traitement ou une discrimination possible.

Si le litige porte sur une qualification, il faut aussi preparer les diplome, attestations, certificats, preuves d’experience et fiches de mission. Si le litige porte sur une discrimination, il faut conserver les indices : questions anormales, remarques, temporalite, comparaison avec d’autres candidats ou salaries, changement soudain de position apres la demande de donnees.

Les erreurs a eviter

La premiere erreur est de donner un acces trop large par automatisme. Le passeport peut contenir plus d’informations que necessaire. Partager une preuve ciblee suffit souvent.

La deuxieme erreur est de refuser toute verification meme lorsque le poste exige objectivement une qualification. Un refus total peut fragiliser une candidature si l’employeur doit verifier une competence obligatoire.

La troisieme erreur est de laisser une demande orale sans trace. Toute demande d’acces a des donnees professionnelles doit etre confirmee par ecrit, surtout si elle vous semble excessive.

La quatrieme erreur est de confondre passeport incomplet et mensonge. Une plateforme peut etre incomplete. Une allegation de fausse declaration doit etre traitee avec rigueur, pieces a l’appui.

En pratique

Le Passeport de competences peut devenir un outil utile, mais il ne change pas la logique de base du droit du travail : l’employeur ne demande que les informations necessaires, le candidat repond de bonne foi, et les donnees personnelles ne doivent pas etre utilisees au-dela de leur finalite.

Si un recruteur ou un employeur demande l’acces a votre passeport, ne raisonnez pas en tout ou rien. Identifiez l’information utile, transmettez la preuve strictement necessaire, gardez une trace ecrite et contestez les demandes trop larges. Si une decision defavorable suit votre refus ou l’utilisation d’une donnee mal interpretee, le dossier peut devenir prud’homal.

Pour replacer cette question dans une strategie plus large de droit social, vous pouvez consulter la page du cabinet consacree au droit du travail a Paris.

Sources officielles utiles

• Service Public : lancement du Passeport de competences
• Ministere du Travail : lancement du Passeport de competences
• Article L. 6323-8 du Code du travail

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Le cabinet intervient a Paris et en Ile-de-France en droit du travail, notamment en cas de recrutement conteste, demande excessive de donnees personnelles, sanction disciplinaire, refus de promotion ou contentieux prud’homal.