Par un arrêt du 21 juillet 2025, la Cour d’appel de Colmar statue sur un litige locatif portant sur les charges récupérables et leur justification. Un logement et un garage ont été loués en 2018, avec provisions mensuelles, puis des décomptes tardifs et imprécis ont été adressés sur plusieurs exercices. Le juge des contentieux de la protection d’Illkirch‑Graffenstaden, le 22 mai 2024, a rejeté la résiliation, condamné au paiement d’un arriéré, et alloué des dommages‑intérêts. En appel, la locataire sollicite la restitution des provisions et régularisations, l’écartement de l’arriéré, et une indemnisation accrue ; la bailleresse conteste et forme appel incident. La question posée est celle de la preuve des charges récupérables, du respect des obligations d’information et de consultation, et des sanctions attachées aux défaillances. La cour confirme les dommages‑intérêts, infirme la condamnation à l’arriéré, et ordonne des restitutions substantielles au titre des provisions et régularisations dépourvues de justificatifs.
I. Le contrôle de la justification des charges récupérables
A. Le rappel normatif et son énoncé par la juridiction d’appel
La cour replace d’abord le débat dans l’économie de la loi du 6 juillet 1989, en rappelant l’obligation de justifier les charges et la régularisation annuelle. Elle énonce que « Il en résulte que les charges locatives ne sont récupérables que sur justification et que la charge de la preuve incombe au bailleur. A cet égard, les décomptes ne peuvent pas tenir lieu à eux seuls de justificatifs ». En adoptant cette formule nette, la juridiction confirme la dissociation classique entre appel de fonds et preuve du bien‑fondé, en exigeant des pièces probantes.
La cour précise encore l’articulation entre manquement au calendrier de régularisation et droit à récupération, en ajoutant : « Il est également acquis que, si le défaut de régularisation annuelle ne prive pas le bailleur de réclamer le paiement des charges après ce délai (dans la limite du délai de prescription applicable), il lui appartient toutefois de produire les justificatifs afférents et de prouver avoir tenu lesdits documents à la disposition du locataire, fut‑ce devant la juridiction saisie ». Le raisonnement est rigoureux : le retard n’éteint pas la créance, mais commande une preuve renforcée et une mise à disposition effective.
B. L’insuffisance probatoire des décomptes et la défaillance de la mise à disposition
L’examen in concreto des pièces montre l’incomplétude des décomptes, dépourvus de budget prévisionnel, de mode de répartition et de factures. La cour relève ainsi que « De même, la cour, comme la preneuse, ne peut identifier le tarif du kW/h en l’absence de toute mention en ce sens sur les relevés et de toute production de facture ». Le constat d’opacité s’accompagne d’une forte variabilité des montants de chauffage, accentuant le doute sur la méthode et le chiffrage retenus par le bailleur.
La formalité d’information préalable est elle‑même imparfaite, ce qui affaiblit davantage la position probatoire. Il est relevé que « Par ailleurs, si les courriers d’envoi des décomptes portent mention d’un interlocuteur et d’un numéro de téléphone » pour toute question relative (au) décompte individuel « , ils ne précisent pas que les pièces justificatives peuvent être consultées dans les locaux de la bailleresse ». Cette omission fait échec à la consultation utile des justificatifs durant le délai légal, et pèse sur l’appréciation de la preuve.
Enfin, l’office du juge commande une vérification concrète des pièces produites au débat. La cour constate que « En tout état de cause, la bailleresse n’a pas produit, dans la présente procédure, les factures et pièces justificatives permettant de démontrer le bien‑fondé des sommes mises en compte dans les décomptes de charges ni, comme indiqué supra, n’a fourni les documents ou explications réclamées par sa preneuse à plusieurs reprises ». La défaillance probatoire ainsi caractérisée justifie le rejet des régularisations et la restitution des sommes indûment encaissées.
II. Les sanctions de la défaillance du bailleur
A. Restitutions, neutralisation de l’arriéré, et rappel du paiement par douzièmes
La conséquence première est financière : les provisions dépourvues de justification et les régularisations non prouvées doivent être restituées, et l’arriéré calculé sur ces bases est neutralisé. S’agissant du dernier exercice examiné, la cour juge que « Le décompte relatif aux charges de l’année 2023 étant présenté de manière identique aux décomptes des années précédentes et dépourvu de pièce justificative, le règlement des provisions de l’année 2023 est également injustifié, celles‑ci ayant représenté, à raison de 123 euros par mois, la somme de 1 476 euros ». L’approche est cohérente : à défaut de justificatifs, la conservation des provisions n’a pas de cause.
Le rappel du mécanisme légal d’étalement parachève la cohérence de l’ensemble. La cour cite que « Lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande ». Le manquement à l’information sur cette faculté aggrave la défaillance, puisque l’accumulation d’appels tardifs sur un court laps de temps a mécaniquement provoqué la dégradation artificielle du compte locatif.
B. Faute de gestion, bonne foi contractuelle et indemnisation mesurée
Sur la responsabilité, la qualification opérée éclaire l’office du juge et la nature du fondement mobilisable. La cour rectifie l’analyse initiale et retient que « la demande ne peut être fondée que sur la responsabilité contractuelle et non la responsabilité délictuelle ». Cette précision méthodologique était nécessaire, le grief tenant à l’exécution d’obligations contractuelles d’information, de justification et de bonne foi.
Le contenu de la faute est ensuite précisé, au regard de la loyauté dans l’exécution du bail. La juridiction rappelle d’abord le principe que « Comme toute convention, le bail doit être exécuté de bonne foi ». Puis elle approuve le premier juge en ces termes : « C’est à juste titre que le premier juge a relevé que la bailleresse, en régularisant sur quelques mois les charges de trois années, a agi de manière déloyale et ce d’autant qu’elle n’a pas informé la preneuse de la faculté de demander à apurer ces sommes par le biais de versements échelonnés sur douze mois ». L’atteinte à la bonne foi est ici double, tenant à la concentration temporelle et au défaut d’information sur l’étalement légal.
L’absence de justification des retards confirme la faute de gestion, la cour notant que « La bailleresse n’apporte aucune explication sur le retard pris pour traiter les régularisations de charges se contentant d’évoquer » des raisons indépendantes de sa volonté » ». L’indemnisation demeure toutefois mesurée, l’essentiel du préjudice matériel étant réparé par restitution, et le préjudice moral évalué avec sobriété, dans une logique de proportion et de prévention des dérives probatoires.
Ainsi, l’arrêt précise le standard probatoire applicable aux charges récupérables, consacre des sanctions proportionnées et rappelle le rôle structurant de la bonne foi contractuelle dans la gestion locative. La solution, fidèle au texte et à l’équilibre des intérêts, renforce la sécurité juridique des locataires sans priver les bailleurs diligents de leurs droits.
