Depuis le 16 mars 2026, les employeurs disposent de leur espace déclaratif dans le Passeport de prévention. Cette ouverture crée une difficulté très concrète : que faire lorsqu’une formation santé et sécurité au travail n’apparaît pas, apparaît avec une mauvaise date, n’est pas rattachée au bon salarié ou a été déclarée par un organisme de formation avec des informations incomplètes ?
La question va devenir fréquente en 2026. Les employeurs commencent à déclarer leurs formations internes. Les organismes de formation alimentent déjà le dispositif. Les salariés auront progressivement intérêt à vérifier que leurs formations de sécurité, habilitations et justificatifs sont correctement retracés. En cas d’accident du travail, de contrôle de l’inspection du travail ou de litige prud’homal, une formation absente du Passeport de prévention peut devenir une pièce sensible.
Il ne faut pas confondre deux sujets. Le Passeport de prévention ne crée pas à lui seul toute l’obligation de formation sécurité. Cette obligation existait déjà. Mais il ajoute une preuve numérique et datée. Lorsqu’elle manque, l’entreprise doit pouvoir expliquer pourquoi.
Cet article répond à une intention pratique : formation sécurité absente, erreur de déclaration, délai dépassé, salarié exposé à un risque, employeur qui veut corriger le dossier. Il s’inscrit dans notre accompagnement en droit du travail à Paris.
Le Passeport de prévention ne remplace pas la formation sécurité
L’article L. 4141-5 du Code du travail prévoit que l’employeur renseigne dans le Passeport de prévention les attestations, certificats et diplômes obtenus par le travailleur dans le cadre des formations relatives à la santé et à la sécurité au travail dispensées à son initiative.
Le texte prévoit aussi que les organismes de formation renseignent le passeport pour les formations santé et sécurité qu’ils dispensent. Le travailleur peut également inscrire des éléments lorsqu’il les obtient à l’issue d’une formation suivie de sa propre initiative.
Le passeport n’est donc pas seulement un tableau RH. C’est un outil de traçabilité partagé entre l’employeur, l’organisme de formation et le travailleur. Mais il ne suffit pas à lui seul.
L’article L. 4141-2 du Code du travail impose déjà une formation pratique et appropriée en matière de santé et de sécurité au bénéfice des travailleurs. Cette formation concerne notamment les salariés embauchés, ceux qui changent de poste ou de technique, les salariés temporaires et certains salariés qui reprennent le travail après un arrêt.
Autrement dit, l’entreprise ne peut pas répondre à un accident ou à une alerte en disant seulement : « la formation est dans le passeport ». Elle doit être capable de montrer que la formation était adaptée au poste réel, au risque réel et au salarié concerné.
Formation absente du Passeport de prévention : première vérification
Lorsqu’une formation n’apparaît pas, la première question n’est pas de sanctionner. Il faut vérifier si la formation devait être déclarée.
Une formation santé et sécurité doit en principe répondre à plusieurs critères : elle doit concerner la prévention des risques professionnels ou l’obligation générale de formation de l’employeur ; elle doit être dispensée dans le cadre de l’entreprise ; elle doit donner lieu à une attestation, un certificat, un diplôme, une habilitation ou un justificatif de réussite ; elle doit transmettre des compétences utiles pour un poste similaire.
Les formations qui appellent une vigilance immédiate sont celles liées à un risque identifié :
- habilitation électrique ;
- autorisation de conduite ou CACES ;
- formation sécurité sur un équipement de travail ;
- formation risque chimique, biologique, routier ou mécanique ;
- formation liée à un poste exposé ;
- formation obligatoire entièrement encadrée par la réglementation ;
- formation nécessaire à une habilitation ou à une autorisation donnée par l’employeur.
Si la formation n’entre pas dans le périmètre du passeport, son absence n’est pas forcément anormale. Mais l’employeur doit tout de même conserver les preuves classiques : programme, émargement, attestation, consignes de sécurité, fiche de poste, DUERP et procédure interne.
Si la formation entre dans le périmètre, il faut ensuite déterminer qui devait déclarer : l’employeur, pour une formation interne ; l’organisme de formation, pour une formation dispensée par lui ; parfois le travailleur, pour une formation suivie de sa propre initiative.
Erreur de déclaration : les cas les plus dangereux
Toutes les erreurs ne se valent pas.
Une faute d’intitulé mineure peut être corrigée sans conséquence majeure si la formation reste identifiable. Une erreur de rattachement peut être beaucoup plus sérieuse. Si la formation est déclarée sur le mauvais établissement, le mauvais salarié ou une mauvaise période, elle peut perdre une partie de son utilité probatoire.
Les erreurs les plus sensibles sont les suivantes :
- salarié formé mais absent du passeport ;
- formation rattachée au mauvais SIRET ;
- attestation déclarée sans justificatif exploitable ;
- date de formation incohérente avec l’affectation au poste ;
- habilitation déclarée alors que le salarié n’a pas réussi l’évaluation ;
- formation externe non vérifiée par l’employeur ;
- recyclage oublié alors que l’autorisation ou l’habilitation arrive à échéance.
En cas d’accident, ces erreurs peuvent alimenter une discussion sur l’obligation de sécurité. Le salarié peut soutenir qu’il n’a pas été formé au poste ou que l’employeur n’était pas en mesure de prouver une formation adaptée. L’employeur devra répondre avec des pièces, pas avec des affirmations générales.
Délai de déclaration dépassé : que doit faire l’employeur ?
En 2026, l’employeur bénéficie d’une période transitoire. Le délai opérationnel est de neuf mois suivant la fin du trimestre au cours duquel la formation s’est terminée, ou suivant le point de départ applicable au justificatif de réussite.
Si le délai n’est pas expiré, la réponse est simple : il faut déclarer ou corriger sans attendre. L’entreprise doit centraliser les justificatifs, vérifier la catégorie de formation, identifier le salarié et renseigner l’information dans l’espace dédié.
Si le délai est dépassé, il ne faut pas rester immobile. L’entreprise doit régulariser si cela est techniquement possible, garder la preuve de la démarche, documenter la cause du retard et revoir sa procédure interne. Un retard isolé n’a pas le même poids qu’une absence totale de méthode sur plusieurs salariés exposés.
Le sujet devient plus délicat si un incident s’est déjà produit. Après un accident du travail, une alerte CSE, un droit de retrait ou un contrôle, une régularisation tardive ne fera pas disparaître la chronologie. Elle peut toutefois montrer que l’entreprise a identifié le problème et pris des mesures correctrices.
Salarié : comment utiliser une formation absente du passeport ?
Pour un salarié, l’absence d’une formation dans le Passeport de prévention peut être utile, mais elle ne suffit pas toujours.
Il faut d’abord demander les éléments de manière précise : intitulé de la formation, date, poste concerné, risque visé, attestation attendue, organisme éventuel. Le salarié doit éviter les demandes trop générales du type « toutes mes formations ». Une demande ciblée oblige l’employeur à répondre sur un point concret.
Ensuite, il faut relier l’absence à un enjeu juridique. Le dossier devient plus sérieux si l’absence concerne :
- un poste à risque ;
- un changement de poste ou de technique ;
- une reprise après arrêt ;
- un accident du travail ;
- une maladie professionnelle suspectée ;
- une sanction liée au refus d’exécuter une tâche dangereuse ;
- une inaptitude ou une dégradation de l’état de santé ;
- une contestation de licenciement liée aux conditions de travail.
La bonne stratégie consiste à constituer une chronologie. Date d’embauche. Poste. Formation annoncée. Formation réellement suivie. Attestation remise ou non. Tâches confiées. Incident. Réponse de l’employeur. Cette chronologie permet d’apprécier si l’absence du passeport révèle un simple oubli administratif ou un défaut de prévention.
Employeur : comment sécuriser le dossier avant contrôle ou contentieux ?
L’employeur doit traiter le Passeport de prévention comme un dossier de preuve.
Première étape : dresser l’inventaire des formations santé et sécurité depuis le 16 mars 2026. Il faut distinguer les formations internes, les formations externes, les habilitations et les recyclages.
Deuxième étape : vérifier les justificatifs. Une ligne dans un tableau ne suffit pas. Il faut retrouver l’attestation, le certificat, le justificatif de réussite, la feuille d’émargement ou le document qui démontre le suivi.
Troisième étape : contrôler les formations déclarées par les organismes de formation. Si l’organisme s’est trompé, l’employeur doit demander une correction. S’il ne vérifie jamais, il prend le risque de découvrir l’erreur au mauvais moment.
Quatrième étape : lier le passeport au DUERP et aux fiches de poste. Si un risque est identifié dans le document unique, la formation correspondante doit être cohérente avec la réalité du poste. L’article L. 4121-1 du Code du travail impose à l’employeur de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.
Cinquième étape : prévoir une procédure de correction. Qui reçoit l’alerte ? Qui vérifie le justificatif ? Qui contacte l’organisme ? Qui conserve la preuve ? Sans responsable identifié, le sujet reste dispersé entre RH, paie, managers et prestataires.
Quelles sanctions si le passeport reste mal renseigné ?
Le risque pénal ne doit pas être exagéré, mais il ne doit pas être ignoré. L’article L. 4741-1 du Code du travail prévoit une amende lorsque l’employeur ou son délégataire méconnaît, par sa faute personnelle, certaines obligations de santé et sécurité ainsi que les décrets pris pour leur application. L’amende peut être appliquée autant de fois qu’il y a de travailleurs concernés.
Le risque le plus immédiat est souvent probatoire. Un passeport incomplet ne prouve pas automatiquement que l’employeur a manqué à son obligation de sécurité. Mais il retire une preuve utile à l’entreprise. Il peut aussi renforcer les questions du salarié, de l’inspection du travail ou du juge.
Dans un litige prud’homal, le débat portera rarement sur le passeport seul. Il portera sur l’ensemble du dossier : risques connus, formation adaptée, consignes, habilitations, accident, alertes, réaction de l’employeur et conséquences sur le contrat de travail.
Paris et Île-de-France : les secteurs à surveiller
À Paris et en Île-de-France, beaucoup de structures concernées n’ont pas de service santé sécurité complet : restaurants, hôtels, commerces, entreprises de nettoyage, maintenance, événementiel, sécurité privée, BTP, logistique urbaine, cabinets et PME multisites.
Le risque est simple. Les formations existent parfois, mais les preuves sont dispersées. Une attestation reste chez l’organisme. Une habilitation est dans un dossier papier. Un manager conserve une feuille d’émargement. Le siège ignore qu’une formation a été faite sur site. Le passeport révèle alors une désorganisation qui existait déjà.
Le cabinet peut intervenir pour vérifier les formations à déclarer, préparer une demande de correction, analyser un dossier après accident du travail ou construire la réponse de l’employeur en cas de contrôle. Pour un salarié, l’analyse porte sur la preuve du défaut de formation, son lien avec le poste et l’intérêt d’une action prud’homale ou d’une mise en demeure ciblée.
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